Algemene Gebruiksvoorwaarden
Versie 1.0 — laatst bijgewerkt op 15 april 2026.
Deze voorwaarden zijn van toepassing op het gebruik van de Document Works dienst. Wij onderscheiden twee typen klanten:
- Zakelijke klant — een rechtspersoon of eenmanszaak die de Dienst in het kader van bedrijf of beroep afneemt.
- Consument — een natuurlijke persoon die de Dienst voor doeleinden buiten bedrijf of beroep afneemt (BW 6:230g lid 1 sub a).
De algemene bepalingen (artikelen 1 t/m 16) gelden voor beide typen. Voor consumenten gelden daarnaast de aanvullende bepalingen in artikel 17, die waar nodig de algemene bepalingen aanvullen of opzij zetten.
1. Definities
- Document Works: DocumentWorks, gevestigd aan Hoog Soeren 16, 7346 AB Hoog Soeren, KvK 92716474.
- Dienst: de online office-suite die door Document Works onder het merk "Document Works" wordt aangeboden, met inbegrip van e-mail, agenda, contacten, documentbewerking, chat, videogesprekken, bestandsopslag en AI-assistentie.
- Klant: de rechtspersoon, eenmanszaak of consument die op grond van een overeenkomst toegang krijgt tot de Dienst.
- Zakelijke klant: een Klant die de Dienst afneemt in het kader van bedrijf of beroep.
- Consument: een Klant die natuurlijk persoon is en de Dienst afneemt voor doeleinden buiten bedrijf of beroep.
- Gebruiker: een natuurlijk persoon die namens of door de Klant toegang heeft gekregen tot de Dienst (relevant bij Zakelijke klanten; voor een Consument vallen Klant en Gebruiker in beginsel samen).
- Inhoud: alle gegevens, bestanden, e-mails, documenten, berichten, prompts en andere informatie die de Klant of Gebruiker via de Dienst verwerkt.
- Overeenkomst: de schriftelijke afspraak tussen Document Works en Klant op grond waarvan toegang tot de Dienst wordt verleend, met inbegrip van deze voorwaarden en de daarop van toepassing zijnde bijlagen (DPA, SLA, prijslijst).
2. Aard van de Dienst
Document Works levert de Dienst als een Software-as-a-Service vanuit de Europese Unie. De Dienst wordt op basis van best-effort en met redelijke commerciële inspanning geleverd. Specifieke service-niveaus worden, indien van toepassing, beschreven in een afzonderlijke SLA.
3. Account en toegang
3.1 De Klant is verantwoordelijk voor (a) het juist en volledig opgeven van bedrijfsgegevens, (b) het beheer van de Gebruikers binnen zijn account, (c) het tijdig deactiveren van Gebruikers die geen toegang meer mogen hebben.
3.2 Gebruikers zijn verantwoordelijk voor het zorgvuldig omgaan met hun inloggegevens. Wachtwoorden mogen niet worden gedeeld. Tweefactor- authenticatie is beschikbaar en wordt sterk aanbevolen.
3.3 Document Works is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit ongeautoriseerd gebruik van inloggegevens, tenzij dit het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming aan de zijde van Document Works.
4. Acceptable Use
4.1 De Klant en de Gebruiker garanderen dat de Dienst niet wordt gebruikt voor (a) onrechtmatige handelingen, (b) verspreiding van inhoud die in strijd is met de wet of met rechten van derden, (c) inbreuk op intellectuele-eigendomsrechten, (d) verzending van spam, malware of phishing, (e) pogingen tot onbevoegde toegang of verstoring van de infrastructuur, (f) reverse engineering of het omzeilen van technische beveiligingen.
4.2 De volledige Acceptable Use Policy staat in een afzonderlijk document en maakt onderdeel uit van deze voorwaarden.
4.3 Document Works mag, na waarschuwing, de toegang tijdelijk of permanent beëindigen wanneer de Klant of Gebruiker deze regels niet naleeft.
5. Eigendom van Inhoud
5.1 Alle Inhoud blijft eigendom van de Klant of, waar van toepassing, van de oorspronkelijke rechthebbende. Document Works claimt geen enkel recht op de Inhoud.
5.2 Voor zover noodzakelijk om de Dienst te kunnen leveren (opslag, indexering, weergave, samenwerking), verleent de Klant aan Document Works een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de Inhoud te verwerken.
5.3 Document Works zal de Inhoud van de Klant niet gebruiken voor het trainen van AI-modellen, voor reclame, of voor enig doel buiten de levering van de Dienst.
6. Privacy en gegevensbescherming
6.1 Document Works treedt voor de meeste verwerkingen op als verwerker in de zin van AVG art. 28. De afspraken hierover zijn vastgelegd in onze verwerkersovereenkomst (DPA), die integraal onderdeel uitmaakt van de Overeenkomst.
6.2 Voor de openbare website en commerciële relatie treedt Document Works op als verwerkingsverantwoordelijke. Zie de Privacyverklaring.
7. Beschikbaarheid en onderhoud
7.1 Document Works streeft naar een hoge beschikbaarheid van de Dienst en voert regelmatig onderhoud uit. Gepland onderhoud wordt waar mogelijk vooraf aangekondigd.
7.2 Document Works kan zonder voorafgaande aankondiging spoedmaat- regelen treffen in het belang van de beveiliging of integriteit van de Dienst (bijvoorbeeld het tijdelijk uitschakelen van een functie bij een kritieke kwetsbaarheid).
7.3 Eventuele specifieke beschikbaarheidsverplichtingen worden in een afzonderlijke SLA vastgelegd.
8. Vergoedingen en betaling
8.1 De Klant betaalt de overeengekomen vergoedingen volgens de in de Overeenkomst vastgestelde frequentie en wijze. Bedragen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
8.2 Bij niet-tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim. Document Works mag toegang tot de Dienst opschorten zolang de Klant in verzuim blijft, na schriftelijke waarschuwing.
8.3 Document Works mag de tarieven jaarlijks aanpassen aan de ontwikkeling van de CBS-consumentenprijsindex (CPI). Buiten deze indexatie meldt Document Works tariefswijzigingen ten minste 60 dagen vooraf, waarna de Klant het recht heeft de Overeenkomst per de ingangsdatum op te zeggen.
9. Looptijd en opzegging
9.1 De Overeenkomst wordt aangegaan voor de in de Overeenkomst vastgelegde looptijd en wordt daarna telkens stilzwijgend verlengd voor opvolgende termijnen, tenzij een Partij uiterlijk 30 dagen voor het einde van de lopende termijn schriftelijk opzegt.
9.2 Bij beëindiging biedt Document Works de Klant gedurende 30 dagen de gelegenheid om Inhoud te exporteren in een gangbaar formaat. Daarna wordt de Inhoud uit de live-omgeving verwijderd. Verwijdering uit back-ups vindt plaats binnen de natuurlijke vervaltermijn van die back-ups (maximaal 30 dagen rolling).
10. Aansprakelijkheid
10.1 De totale aansprakelijkheid van Document Works jegens de Klant voor toerekenbare tekortkomingen is per gebeurtenis en per kalenderjaar beperkt tot het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de gebeurtenis aan Document Works heeft betaald onder de Overeenkomst, met een maximum van EUR 100.000.
10.2 Aansprakelijkheid voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie of imagoschade is uitgesloten.
10.3 De beperkingen van dit artikel gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Document Works of haar leidinggevende ondergeschikten.
10.4 De Klant is verantwoordelijk voor het maken en behouden van eigen back-ups indien dat voor de bedrijfsvoering noodzakelijk is.
11. Intellectuele eigendom
Alle intellectuele-eigendomsrechten op de Dienst (software, documentatie, ontwerp, merken) berusten bij Document Works of haar licentiegevers. Niets in deze voorwaarden draagt deze rechten over aan de Klant. De Klant ontvangt slechts een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de Overeenkomst.
12. Geheimhouding
Beide Partijen zullen vertrouwelijke informatie van de andere Partij geheim houden en alleen gebruiken voor zover noodzakelijk in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst. Deze verplichting blijft ook na afloop van de Overeenkomst van kracht.
13. Overmacht
Geen van Partijen is aansprakelijk voor het niet of niet tijdig nakomen van zijn verplichtingen voor zover dit het gevolg is van overmacht, zoals storingen bij sub-verwerkers, internetstoringen, overheidsmaatregelen of natuurrampen. Bij overmacht die langer dan 60 dagen duurt, mag elke Partij de Overeenkomst opzeggen zonder schadeplichtig te zijn.
14. Wijzigingen
Document Works kan deze voorwaarden eenzijdig wijzigen. Wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf aangekondigd. Indien de wijzigingen de Klant in een aanmerkelijk nadeligere positie brengen, mag de Klant de Overeenkomst per de ingangsdatum van de wijziging opzeggen.
15. Toepasselijk recht en geschillen
15.1 Op deze voorwaarden en de Overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Het Weens Koopverdrag is uitgesloten.
15.2 Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij dwingend recht anders voorschrijft.
16. Contact
Vragen over deze voorwaarden: contact@document.works.
17. Aanvullende bepalingen voor Consumenten
Dit artikel geldt uitsluitend wanneer de Klant een Consument is in de zin van BW 6:230g. Bij strijd tussen artikel 17 en de overige artikelen prevaleert artikel 17 voor Consumenten.
17.1 Pre-contractuele informatie (BW 6:230m)
Vóór het sluiten van de Overeenkomst informeren wij de Consument over de voornaamste kenmerken van de Dienst, de totale prijs inclusief btw, de looptijd, de wijze van betaling, het herroepingsrecht (zie 17.2) en alle overige in BW 6:230m vereiste informatie. Deze informatie wordt op een duurzame gegevensdrager (bijvoorbeeld per e-mail of als PDF-bevestiging) verstrekt.
17.2 Herroepingsrecht en uitzondering daarop (BW 6:230o jo. 6:230p)
17.2.1 De Consument heeft in beginsel recht op een bedenktijd van 14 dagen waarbinnen de Overeenkomst zonder opgaaf van reden kan worden ontbonden, te rekenen vanaf de dag van totstandkoming van de Overeenkomst.
17.2.2 Document Works levert een digitale dienst als bedoeld in BW 7:50ai e.v. De Consument kan voorafgaand aan, of bij het sluiten van, de Overeenkomst uitdrukkelijk verzoeken om de Dienst onmiddellijk te laten ingaan. In dat geval erkent de Consument bij dat uitdrukkelijke verzoek dat hij zijn herroepingsrecht verliest zodra de Dienst volledig is verricht (BW 6:230p sub d) of, in geval van betaalde abonnementen, in dezelfde mate naar rato van de geleverde Dienst (BW 6:230s lid 4).
17.2.3 Wenst de Consument tijdens de bedenktijd te herroepen, dan kan dit zonder opgaaf van reden via een ondubbelzinnige verklaring per e-mail aan contact@document.works of via het Europese modelformulier voor herroeping. Reeds betaalde bedragen worden, voor zover wettelijk verschuldigd, binnen 14 dagen teruggestort.
17.3 Looptijd, opzegtermijn en automatische verlenging (Wet van Dam)
In afwijking van artikel 9.1 geldt voor Consumenten:
- Een abonnement met een initiële looptijd van een jaar of langer mag na afloop van de initiële termijn alleen stilzwijgend worden verlengd voor onbepaalde tijd.
- Vanaf het moment dat de Overeenkomst voor onbepaalde tijd loopt, kan de Consument deze op elk moment opzeggen met een opzegtermijn van ten hoogste één maand.
- Een initiële maandelijkse abonnementsperiode is per maand opzegbaar.
Opzegging kan op dezelfde wijze als waarop de Overeenkomst is gesloten (artikel 7:2 BW Boek 6: dezelfde digitale weg).
17.4 Prijzen inclusief btw
Voor Consumenten worden prijzen op de website en in abonnementsoverzichten weergegeven inclusief btw, conform de Wet op de omzetbelasting 1968. In afwijking van artikel 8.1 zijn de voor Consumenten gepubliceerde bedragen dus inclusief btw.
17.5 Conformiteit en wettelijke garantie (BW 7:50ai e.v.)
Onverminderd commerciële garanties heeft de Consument recht op een Dienst die voldoet aan wat hij redelijkerwijs mag verwachten. Bij een gebrek aan overeenstemming kan de Consument kosteloos conformiteitsherstel verlangen, en, indien dat niet binnen redelijke termijn lukt, een evenredige prijsvermindering of ontbinding van de Overeenkomst (BW 7:50aj jo. 7:50ak).
17.6 Aansprakelijkheid
In afwijking van artikel 10.1 en 10.2 gelden voor Consumenten geen beperkingen van aansprakelijkheid voor zover deze beperkingen onredelijk bezwarend zouden zijn als bedoeld in BW 6:236 of 6:237 ("zwarte" en "grijze" lijsten). Bij dwingendrechtelijke aansprakelijk- heid (waaronder schade door dood of letsel, en bij opzet of bewuste roekeloosheid) is aansprakelijkheid niet beperkt.
17.7 Buitengerechtelijke geschillenbeslechting
17.7.1 Document Works is niet aangesloten bij een geschillencommissie. Een Consument kan een geschil voorleggen aan de bevoegde rechter (zie 17.8) of, indien Partijen daar gezamenlijk voor kiezen, aan een mediator.
17.7.2 Tevens kan de Consument een klacht voorleggen via het Online Dispute Resolution-platform van de Europese Commissie: ec.europa.eu/consumers/odr. Ons contactadres voor ODR-meldingen is contact@document.works.
17.8 Forumkeuze
In afwijking van artikel 15.2 kan een Consument een geschil ook aanhangig maken bij de rechter van zijn woonplaats, conform de dwingendrechtelijke bepalingen van Verordening (EU) nr. 1215/2012 ("Brussel I-bis") en/of artikel 6:236 BW.
17.9 Wijzigingen
In afwijking van artikel 14 mag een wijziging van deze voorwaarden ten nadele van de Consument niet zonder reden plaatsvinden. Bij een substantiële wijziging informeren wij de Consument tijdig en heeft deze het recht de Overeenkomst kosteloos op te zeggen voor de inwerkingtredingsdatum van de wijziging.
17.10 Privacy en zelfbeschikking
Een Consument is voor de gegevens in zijn eigen account verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. De rechten genoemd in onze Privacyverklaring (inzage, rectificatie, verwijdering, overdraagbaarheid, bezwaar) kan de Consument rechtstreeks uitoefenen via privacy@document.works, zonder tussenkomst van een werkgever.